Definitivamente Inteligencia Artificial continúa demostrando que es capaz de cambiar muchos de los aspectos de nuestra forma de trabajo cotidiana. Durante décadas, las reuniones individuales entre supervisor y supervisado (1:1) han sido un ritual sagrado de la vida gerencial: repetitivas, bienintencionadas y, frecuentemente acompañadas de un sentimiento de culpa del supervisor y de temor del supervisado. Ahora, la Inteligencia Artificial pareciera estar haciendo irrelevantes esas reuniones individuales entre supervisor y supervisado.

Se convirtió en tradición que todo gerente debería tener reuniones individuales periódicas con sus subordinados directos para generar confianza, impulsar el compromiso y el rendimiento. Sin embargo, a medida que la forma de trabajo moderna evoluciona —con un ritmo más rápido, estructuras más planas, comunicación híbrida y asincrónica, y herramientas de IA que gestionan las tareas de forma más eficiente que la mayoría de los humanos—, surge la duda, si se siguen necesitando todas estas reuniones individuales.

Un poco de historia

A principios del siglo XX, la influyente obra de Frederick Taylor, «Administración Científica» (1911), introdujo la idea de optimizar el trabajo mediante la observación detallada y la instrucción individual. Esta época sentó las bases para los encuentros formales entre gerentes y empleados, centrados casi exclusivamente en la productividad y el control. Después de la II Guerra Mundial, la psicología laboral cobró relevancia. La atención individual mejoró la moral y la productividad. Esta era dio origen al concepto del «gerente como coach». En 1960, la Teoría Y de Douglas McGregor redefinió a los empleados como individuos intrínsecamente motivados, en lugar de trabajadores pasivos. En este contexto, las reuniones individuales comenzaron a convertirse en oportunidades de retroalimentación, mentoría y desarrollo, especialmente en programas de capacitación gerencial. A principios de la década de 1980, libros como «High Output Management» de Andy Grove popularizaron las reuniones individuales como herramientas para la alineación, el coaching y la toma de decisiones.

Reuniones sin significado

Steven G. Rogelberg, psicólogo organizacional y autor, ilustra que, si bien las reuniones individuales pueden ser herramientas poderosas para mejorar el compromiso y la satisfacción de los empleados, a menudo resultan contraproducentes y se utilizan incorrectamente. Rogelberg identificó varios errores comunes que pueden hacer que las reuniones individuales sean ineficaces:

  • Conversaciones dominadas por el gerente– estas prácticas satisfacen las necesidades del gerente en lugar de impulsar el desarrollo del empleado.
  • Falta de compromiso personal--descuidar la dimensión personal puede llevar a perder oportunidades de una conexión y un apoyo más profundos.
  • Exceso de frecuencia conduciendo a la microgestión: celebrar estas reuniones con demasiada frecuencia puede hacer que los empleados se sientan microgestionados.
  • Reducción de la productividad– es común que las reuniones individuales se conviertan en un lugar donde se murmuran actualizaciones de estado, se sincronizan calendarios y se ignoran cortésmente los comentarios pasivo-agresivos.

El problema no es la reunión individual en sí, sino cómo, por qué y con qué frecuencia se realiza. Los gerentes se aferran a las reuniones individuales semanales por costumbre o culpa, no por estrategia. En algunas organizaciones, estas reuniones se confunden con terapia; en otras, con microgestión. También, muchos gerentes se presentan a las reuniones individuales sin agenda, sin preguntas ni curiosidad: una forma infalible de destruir la seguridad psicológica. De hecho, la mayoría de las reuniones individuales son ineficaces. Investigaciones recientes sugieren que el 70 % de las reuniones impiden que los empleados completen sus tareas, lo que reduce la productividad. Sin duda, no todas las reuniones individuales son iguales. De hecho, uno de los mayores errores que cometen los líderes es tratar a todas las reuniones individuales por igual. Los gerentes eficaces tratan las reuniones individuales como herramientas de liderazgo: se utilizan con intención y se adaptan a la tarea.

IA puede convertir las reuniones individuales en redundantes

En una era donde los pings de Slack, los documentos compartidos, los paneles de rendimiento y las herramientas de retroalimentación en tiempo real bombardean  a todos con señales continuas, las reuniones individuales semanales o quincenales empiezan a parecer un ritual nostálgico. El lugar de trabajo se ha vuelto asincrónico, distribuido y rico en datos. Los gerentes pueden monitorear el rendimiento en tiempo real mediante análisis de productividad. El sentimiento de los empleados se puede medir con encuestas rápidas y herramientas de participación. La retroalimentación entre compañeros, las evaluaciones de 360 ​​grados, las evaluaciones de personalidad e incluso los indicadores de estado de ánimo del software de colaboración ofrecen una perspectiva más amplia que una videollamada de 30 minutos.

Incluso la dimensión emocional de las reuniones individuales (el registro humano) se está digitalizando. Herramientas de IA como Microsoft Copilot o Reclaim.ai pueden resumir las conversaciones. Las plataformas pueden inferir el riesgo de agotamiento a partir de la densidad del calendario o el tono escrito. Las mismas tecnologías diseñadas para «mejorar» las reuniones individuales están reemplazando su necesidad.

Menos ritual, más relevancia

Eso no significa que no se necesite retroalimentación, coaching ni empatía. Pero sí significa que el formato tradicional de las reuniones individuales (calendarias, sincrónicas y performativas) podría estar atrasado en ser replanteado. Entonces, ¿qué las reemplaza? Quizás un mosaico de microinteracciones, pequeños empujoncitos basados ​​en datos y momentos humanos intencionales (no habituales). En otras palabras, menos ritual, más relevancia.

A medida que la IA generativa madure y los avatares se vuelvan indistinguibles de sus contrapartes humanas, es posible que no necesitemos asistir a las reuniones individuales. En su lugar, se delegarán a gemelos digitales: versiones hiperrealistas, optimizadas y que simulan emociones de las personas, entrenadas con las evaluaciones de desempeño anteriores, el tono de Slack y con competencias de liderazgo. Imaginemos iniciar sesión en Teams o Zoom y ver a la IA gemela asintiendo con empatía a su IA gemela, mientras ambos intercambian actualizaciones perfectamente educadas y retroalimentación preaprobada. La reunión termina, se resumen los registros y las versiones humanas revisan las transcripciones durante el almuerzo, idealmente mientras hacen algo más útil, como trabajar.

Esto no es tan descabellado como parece. Empresas como Synthesia y Soul Machines ya están creando avatares digitales capaces de mantener conversaciones improvisadas. Microsoft y Meta están invirtiendo en «agentes personales de IA» que programarán, negociarán e incluso asistirán a reuniones en el nombre de la persona. En un mundo con un exceso de programación del trabajo de 60% y una proporción de gerentes por subordinado en aumento, dejar que un clon digital se encargue de las reuniones individuales rutinarias podría parecer menos distópico y más práctico para la gestión del tiempo. Una relevante pregunta es: cuando ambos participantes serán IA, ¿será la reunión más productiva o simplemente más rápida para no llegar a ningún lado?

Réquiem por el 1:1

La reunión individual, antaño piedra angular de la gestión moderna, ahora se tambalea al borde de la obsolescencia: una encantadora reliquia de la era analógica. Las exigencias del entorno laboral actual —más rápido, más plano y mucho más fluido— simplemente no se alinean con la lenta y pesada cadencia de las reuniones presenciales. En un mundo donde el rendimiento es visible en tiempo real, donde los estados emocionales se infieren algorítmicamente y donde los gemelos digitales pueden mantener conversaciones mejor que la mayoría de los mandos intermedios, la reunión individual semanal corre el riesgo de convertirse en el equivalente corporativo de enviar un fax: algo anticuado, innecesario y realizado principalmente por quienes se resisten a mejores alternativas.

Esto no significa que debamos abandonar la conexión humana ni dejar de desarrollar el talento. Significa replantearnos cómo y cuándo es mejor ofrecerla. El futuro del liderazgo puede que siga siendo (con suerte) personal, pero no siempre será sincrónico, sentimental ni se quedará estancado en una sesión recurrente de Teams o Zoom.

El artículo hace referencia a Why AI Is Making 1:1 Meetings Irrelevant. La imagen es cortesía de Bing Image Creator.