En este mundo moderno del trabajo, las reuniones resultan un componente importante y también lo es el hecho que la virtualidad sea un elemento integral de nuestra vida profesional.  Ello nos obliga a continuamente tratar de entender cómo aprovechar mejor dichas reuniones. Un aspecto a considerar es que para aquellos que trabajan exclusivamente en forma remota y encadenan reunión tras reunión, la fatiga producida por las reuniones remotas es inevitable. La realidad es que hay muchas reuniones necesarias, pero también son potencialmente mejorables, y hay otras reuniones que ni siquiera deberían existir. A continuación, algunas reflexiones al respecto:

No deberían existir reuniones sin agenda

La existencia de una agenda para una reunión es un elemento básico para una reunión y es uno que es frecuentemente ignorado. La agenda debe estar identificada y compartida en la invitación a la reunión. Si no existe un plan para la reunión, y quién la dirigirá, la reunión posiblemente concluirá en divagaciones. Si para una reunión, no existe una agenda es preferible convertirla en un correo electrónico.

Por supuesto, existen reuniones periódicas (típicamente semanales) que son de “chequeo grupal” o de “actualización del status”. Estas también deben responder a una estructura y una agenda.

Evitar el default automático a una duración estándar de la  reunión

La tendencia humana es a rellenar el tiempo asignado. Si se detecta que una reunión de “actualización del status” se puede resolver en menos del tiempo originalmente programado, se debe ajustar. Ahorrar 15 minutos de una hora o 10 minutos en una de 30 minutos es adicionalmente valioso. La sumatoria de varios “ahorros” de tiempo de este tipo puede terminar siendo significativa y además proveen un respiro necesario dentro de la cadena de reuniones.

Las reuniones 1-a-1 vs chequeos grupales

Las reuniones 1-a-1 con individuos de la organización son necesarias para mejorar las conexiones humanas y como un elemento clave de coaching. Por otro lado, frecuentemente se realizan reuniones privadas para alinear decisiones u opiniones sobre algún tópico. Si estas se convierten en una práctica estándar, se corre el riesgo de llegar a un proceso de decisiones a puerta cerrada y a la toma de decisiones no transparentes.  Estas pueden ser sustituidas por reuniones diarias de “chequeo grupal”, incluyendo en ellas los diferentes tópicos cubiertos en las reuniones individuales.

La conformación de equipos de trabajo

Tiene valor para la formación de los equipos de trabajo incluir o permitir un tiempo limitado dentro de las reuniones para temas “no productivos” como algún intercambio sobre familia, vacaciones, deportes, el clima, etc. Los equipos están compuestos de gente, habiendo hoy menos posibilidades de conexión física, es necesario abrir algunos espacios para este tipo de tema “humano”.  

Se hace referencia a How to reclaim a few hours of meeting time a week (and still get more done). La  imagen es cortesía de Bing Image Creator.