El conocimiento tiene valor y relevancia para todas las empresas. En mi artículo ¡La IA potencia el conocimiento en las Escritorios Jurídicos! se describe la importancia determinante del conocimiento para los Escritos Jurídicos. Ese tipo de análisis es aplicable a todo tipo de empresas. En este artículo se describe en un nivel de detalle básico las características de un Proyecto de Gestión del Conocimiento en Escritorios Jurídicos, bajo el modelo del Proyecto Conocimiento Inteligente Legal que aplicamos en BekeSantos, donde nuestra promesa de valor es “Convertir la experiencia acumulada del escritorio en un activo inteligente que puede ser encontrado, reutilizado y amplificado con IA”. BekeSantos Conocimiento Inteligente Legal no es un proyecto de SharePoint o documentación, sino una iniciativa estratégica de competitividad del escritorio jurídico.

Fue necesario esperar al desarrollo de Internet, la aparición de la Nube, el extraordinario crecimiento de la capacidad del hardware y finalmente ahora la IA para poder abordar en forma práctica la Gestión del Conocimiento y convertirla en realidad. Definitivamente una de las áreas de oportunidad es la automatización de la Gestión Documental extendida con la Gestión del Conocimiento, aprovechando Microsoft 365 y plataformas similares que muchas empresas ya usan. El objetivo final no es la Gestión del Conocimiento, sino la ventaja competitiva. La IA Generativa nos ha venido demostrando que en forma natural es capaz de hacer la gestión del conocimiento dentro de nuestras empresas.

Gestión Documental

La Gestión Documental responde a la pregunta: «¿Dónde está el documento?» y sus principales objetivos son el control de los documentos, el versionamiento, el cumplimiento normativo, la trazabilidad y la búsqueda y recuperación de la información. Para la gestión documental, las empresas generalmente ya han adquirido la mayor parte de las herramientas digitales que se requieren y se trata de productos como SharePoint y otros de la plataforma Microsoft 365, así como herramientas similares. Por supuesto, puede requerirse una inversión adicional para la digitalización de documentos físicos. En la Gestión Documental se trata de proyectos de automatización, de relativo bajo costo y con una importante participación interna.

Gestión del Conocimiento

La excepcional oportunidad se presenta ahora, cuando las organizaciones pueden ir más allá de la Gestión Documental, aprovechando para incluir la Gestión del Conocimiento. El gran valor en la Gestión del Conocimiento es poder gestionar lo que las personas saben y cómo toman decisiones. Donde un proyecto de Gerencia Documental administra información explícita, un proyecto de Gestión del Conocimiento administra la capacidad de la organización de aprender, decidir y actuar. La transformación consiste en pasar de «gestionar documentos» a «capturar, estructurar y reutilizar la experiencia colectiva de la empresa», preparando además el terreno para Copilot y otros agentes de IA para que amplifiquen ese conocimiento.

La Gestión del Conocimiento responde a la pregunta: «¿Qué sabe la organización y cómo usar ese conocimiento para tomar mejores decisiones?». Los objetivos principales son capturar experiencia, reutilizar conocimiento, reducir la dependencia en los expertos internos y externos, acelerar aprendizaje y mejorar la calidad de decisiones. Los activos principales que se manejan son las lecciones aprendidas, las mejores prácticas, los casos resueltos, los criterios de decisión, el conocimiento experto y el conocimiento generado por IA. En la Gestión del Conocimiento se trata de proyectos de automatización, de alto impacto, de costo razonable y manejables con recursos internos de la empresa y con apoyo externo.

Se aprovecha la plataforma Microsoft 365, en la cual muchos escritorios ya han hecho inversiones, particularmente Sharepoint, donde se realiza la Gestión Documental que incluye expedientes, contratos, jurisprudencia, biblioteca jurídica, casos históricos. Sobre la Gestión Documental se desarrolla la Gestión del Conocimiento, que abarca casos resueltos, lecciones aprendidas, criterios jurídicos, plantillas, FAQ jurídicas y finalmente se crean Agentes de IA.

Arquitectura Objetivo

La visión es transformar el conocimiento jurídico del despacho, hoy distribuido entre documentos, jurisprudencia y experiencia individual, en un activo institucional inteligente, estructurado sobre Microsoft 365 y preparado para la IA. Este activo permite gestionar documentos legales, capturar conocimiento experto, preservar jurisprudencia y experiencia acumulada, acelerar la incorporación de nuevos abogados, incrementar la productividad y desplegar agentes especializados basados en IA.

Proyecto Conocimiento Inteligente Legal – Fase I – Gestión Documental – El objetivo en esta etapa inicial es organizar y gobernar toda la información jurídica y seguramente muchos escritorios tienen esto total o parcialmente resuelto, y las actividades incluyen.

·         Descubrimiento – inventario documental, aplicaciones existentes, repositorios actuales, volumetría, expedientes activos, expedientes históricos.

·         Diseño documental – taxonomía jurídica, clasificación documental, metadatos, tipos documentales.

·         Implementación SharePoint: (a) Bibliotecas para litigios, contratos, propiedad intelectual, derecho laboral, regulatorio, corporativo, clientes, expedientes, (b) Gobierno documental – versionamiento, control de acceso, retención, auditoría, clasificación confidencial, (c) Migración – digitalización, depuración, migración controlada.

·         Entregables – Portal SharePoint, Taxonomía, Bibliotecas, Gobierno documental, Inventario documental.

Proyecto Conocimiento Inteligente Legal – Fase II – Gestión del Conocimiento – El objetivo es transformar la información en conocimiento reutilizable y las actividades incluye:  

·         Captura de conocimiento experto – El conocimiento de los socios, incluyendo las estrategias jurídicas, los criterios, los casos relevantes. De los abogados senior, las buenas prácticas, las argumentaciones, los riesgos comunes.

·         Construcción de la Base de Conocimiento: (a) Casos resueltos – estructura: situación, problema, estrategia, resultado, aprendizajes; (b) Jurisprudencia comentada, no solo almacenada, agregando contexto, uso recomendado, casos relacionados; (c) Lecciones aprendidas – negociaciones, litigios, arbitrajes, regulación; (d) FAQ Jurídica – preguntas frecuentes por especialidad; (e) Directorio de Expertos – Identificando quién sabe qué, la experiencia, los casos relevantes.

·         Entregables: base de conocimiento jurídica, casos documentados, criterios jurídicos, jurisprudencia enriquecida, FAQ, directorio experto.

 

Proyecto Conocimiento Inteligente Legal – Fase III – Agentes de IA – El objetivo es convertir el conocimiento en capacidad operativa y estos pueden ser algunos de los agentes.

Agente 1 – Asistente de Jurisprudencia – Consultar: casos similares, jurisprudencia, doctrina interna.

Agente 2 – Analista de Expedientes – Función: leer expedientes, extraer información, generar fichas jurídicas.

Agente 3 – Generador de Contratos – Función: crear borradores, recomendar cláusulas, revisar consistencia.

Agente 4 – Evaluador de Riesgo Legal – Función: analizar contratos, detectar desviaciones, recomendar acciones.

Agente 5 – Mentor Jurídico – Función: capacitar abogados junior, explicar procesos, sugerir documentación.

Agente 6 – Asistente de Cumplimiento – Función: consultar normativa, validar requisitos, generar alertas.

Beneficios Esperados

·         Operativos – 50% a 80% menos tiempo buscando información, menor dependencia de socios específicos, incorporación más rápida de abogados.

·         Estratégicos – Conservación del conocimiento institucional, reutilización sistemática de experiencia, diferenciación competitiva, preparación para IA jurídica.

·         Transformacionales – Evolución desde un despacho basado en personas hacia un despacho basado en conocimiento. Creación de un activo digital jurídico capaz de ser aprovechado por Copilot y otros agentes especializados.

Aplicaciones jurídicas existentes

Muchos despachos tienen soluciones previas y es necesario aplicar mecanismos de integración de dichas soluciones a la Gestión Documental y a la del Conocimiento. Se mencionan algunas:

·         Worldox – muy utilizado por firmas legales. Integración: migración documental, conectores API, sincronización progresiva.

·         iManage – probablemente la plataforma jurídica líder. Integración: Microsoft Graph, APIs de iManage, Power Automate, Copilot mediante conectores.

·         NetDocuments – alternativa SaaS especializada. Integración: APIs, Power Platform, SharePoint como repositorio complementario.

·         OpenText eDOCS – común en firmas grandes. Integración: APIs, ETL, migraciones escalonadas.

·         IBM FileNet – frecuente en organizaciones grandes. Integración: APIs FileNet, Azure Integration Services, Power Platform.

Se hace referencia a mis artículo ¡Cómo hacer la Gestión del Conocimiento en la empresa con IA! y ¡De la Gestión Documental a la Gestión del Conocimiento con IA!, también se está utilizando información proveniente de Microsoft Copilot a través de un conjunto de Prompts dirigidos. . La imagen es cortesía de Microsoft Copilot.