Las reuniones han pasado a ser el mal necesario del lugar de trabajo moderno.   Investigaciones   han determinado que las reuniones se pueden correlacionar con una disminución de la felicidad en el lugar de trabajo, de la productividad y hasta del valor de la empresa en el mercado. Este año, la tecnología ha permitido que las interacciones se digitalicen y con ello el aburrimiento común en la cultura de reuniones ha sido agudizado por las complejidades de la teleconferencia. La mayoría de las personas han aprendido por experiencia propia que las reuniones virtuales traen nuevos retos, como tratar de interpretar el lenguaje corporal en las pantallas o determinar si alguien está realmente atento y escuchando. Una de las cosas más difíciles en una video conferencia es decirle a otro que le gusta lo que están diciendo, cuando el hablador puede estar presentando láminas, o la reunión tiene una pantalla poblada de muchas personas o aquellos que están haciendo señales verbales tienen el micrófono apagado. La tecnología abrió este nuevo mundo, pero ahora se sabe que se necesita mucho más y es tecnología la que optimizará la experiencia.

Las personas están balanceando diferentes hilos de comunicación diferentes, la velocidad ha aumentado y las demandas de colaboración son más intensas. Tampoco se dispone de una herramienta que permita que alguno pueda expresar: “Este es el tiempo y momento que necesito para realizar mi trabajo. Favor no distraerme”. El tiempo ha pasado a ser un activo compartido dentro de una empresa, no es solamente un activo personal. Asimismo, los dolores de la teleconferencia no están limitados a la oficina, la misma situación se repite en el ámbito educativo. Otro factor importante, es la forma en que se conducen las reuniones. Reuniones mal programadas pueden robar a las personas el tiempo que requieren para sus tareas cotidianas y una avalancha de reuniones puede hacer sentir a las personas que están perdiendo tiempo mientras se ahogan en trabajo.

La oferta tecnológica existente

Una nueva ola de emprendedores ha aparecido buscando optimizar las reuniones con tecnología. Estas incluyen Macro (hace una interfase colaborativa para Zoom),  Mmhmm (ofrece fondos de pantalla interactivos y herramientas para compartir-láminas para los presentadores), Fireflies (una herramienta de Inteligencia Artificial para la creación automática de registros escritos de cada reunión en diferentes plataformas de conferencia) y Sidekick (vende una tableta dedicada para llamadas de video). En este artículo nos concentraremos particularmente en Headroom (cuyo objetivo es mejorar las dificultades de los problemas de reuniones usando IA) y Clockwise (una plataforma de manejo de tiempo para optimizar la oportunidad de las reuniones a través de un algoritmo).

Inteligencia Artificial para las reuniones

Headroom ha sido creado para enfrentar las siguientes realidades de las reuniones: el hastío de tomar notas, los colegas que no paran de hablar y la dificultad de mantener a todos los participantes comprometidos. Presenta en la pantalla una transcripción escrita en tiempo real de lo que se habla al lado de la imagen del rostro correspondiente y lleva un conteo del número de palabras habladas por cada persona. Después del cierre de la reunión sintetiza lo discutido: identifica los tópicos clave, las fechas, las ideas y los elementos a accionar; crea un registro escrito grabado que puede ser examinado posteriormente. Incluso trata de medir cuanta atención prestó cada participante. Para enfrentar la distancia social obligatoria de las reuniones virtuales, Headroom aplica:

  • Computer Vision para traducir los gestos de aprobación a íconos digitales, amplificándolos con pequeños emojis, que pueden ser vistos por quién está hablando.
  • Software que usa Reconocimiento de Emociones para tomar la temperatura de la reunión en forma periódica y para determinar cuanta atención le están prestando los participantes a quienes están hablando. Esas métricas aparecen en una ventana en la pantalla y están diseñadas para darle al hablante retroalimentación en tiempo real.

Reconocimiento de Emociones es un campo incipiente en Inteligencia Artificial, cuyo objetivo es básicamente mapear las expresiones faciales capturadas en los referente faciales: el levantamiento de las cejas, los movimientos de la boca, la apertura de las pupilas. Cada uno de estos movimientos faciales puede ser representados como data, teóricamente traducible a una emoción: feliz, aburrido, confundido. En la práctica, el proceso no es simple y el software de reconocimiento de emociones tiene todavía mucho desarrollo por delante. Sin embargo, para Headroom las imprecisiones existentes son menos importantes,  lo que cuenta es el involucramiento del participante.

Organización de reuniones

Clockwise es una plataforma de manejo de tiempo basada en IA que utiliza un algoritmo para optimizar la oportunidad de las reuniones. Clockwise se sincroniza con el calendario Google de la persona para analizar a que está dedicando su tiempo y como se podría optimizar. El software agrega bloques protectores sobre la base de las preferencias de la persona. Podría reservar espacios de tiempo con la condición de “No interrumpir”  para poder realizar trabajos individuales.  Al analizar múltiples calendarios simultáneamente dentro de la empresa o en equipos específicos puede automáticamente mover reuniones del tipo “Coordinación del equipo de trabajo” o “1×1 semanal” a espacios convenientes para todos. El software optimiza creando más bloques continuos sin interrupciones que permiten hacer “trabajo profundo” sin distracciones. Tiene 200.000 usuarios, la mayoría en empresas como Uber, Netflix y Twitter, donde la mitad son ingenieros y hay buenas perspectivas de ampliar este espectro.

Se hace referencia a AI Can Run Your Work Meetings Now.