Es una realidad que la ocupación de oficinas en diez de las ciudades importantes de Estados Unidos está al 50% de lo que era previo a la pandemia. La pandemia desconectó a la gerencia del tiempo cara-a-cara, acelerando el uso de la tecnología que libera al profesional de la oficina.  Finalmente, el trabajo es una ocupación o una vocación, no una ubicación. Después de años de trabajo remoto, el rol de la oficina está cambiado fundamentalmente, llevando a una profunda reevaluación del lugar de trabajo. ¿De todos modos para que sirve la oficina?  ¿Cuál es el rol real de la oficina? Esas son preguntas que han estado inquietando a los ejecutivos, frustrando a los empleados y causando dolores de cabeza a Recursos Humanos. La oficina pareciera estar pasando de ser un lugar para que los empleados puedan verse y para ejecutar trabajo individual a un espacio para socialización y colaboración.  Esta evolución se nota más claramente en los países más desarrollados, pero todavía falta mucho por experimentar y por definir.

Por décadas, prácticamente por siglos, nadie necesitaba preguntar el propósito de la oficina. Antes de los laptops, de los teléfonos inteligentes y de Internet, era el lugar para que las personas pudieran ejecutar trabajo en el mismo espacio, para que los gerentes pudieran mantener control de su gente, para que las empresas pudieran colocar su logo sobre la edificación, para cimentar su cultura y para exhibir su status. La palabra oficina ha existido por muchos años y ha tenido variadas connotaciones. En el tiempo, para algunos también se convirtió en un lugar que alimentaba egos ejecutivos, para quienes gerenciar era primordialmente “deambular” por los pasillos. En otro contexto, la oficina también podía ser la coronación del éxito de un ejecutivo. 

La evolución de la transición

En la medida que el mercado laboral se ha normalizado, muchos CEO han estado presionando para el regreso presencial a la oficina. Sin embargo, la data recolectada parece indicar que el aumento de asistencia que ha ocurrido es leve y muchos expertos predicen que el trabajo híbrido será un elemento permanente de la vida profesional. El impacto que ello tendrá en las propiedades inmobiliarias, en las zonas centrales de las ciudades, en el transporte de los empleados y en los horarios solo se está comenzando a visualizar.   Muchas empresas están repensando el funcionamiento de la oficina, creando más espacio para reuniones y para socialización. Algunas empresas están agregando cabinas o cuartos privados para llamadas Zoom, están reduciendo el espacio total ocupado y subarrendando espacio sobrante. Ocurren retiros fuera de la oficina, la demanda para espacio flexible está creciendo y están proliferando plataformas para alternativas a la oficina.

Al final, repensar donde ubicar las oficinas, cómo son diseñadas o con que frecuencia son utilizadas no necesariamente implica que no sean requeridas. Hoy en día hasta se les está buscando una denominación diferente al término oficina y entre las múltiples denominaciones que han aparecido se encuentran: “hubs de innovación”, “centros de talento y colaboración”, “estudios” o “vainas” (¡no siempre la denominación apropiada en algunos lugares de habla hispana!);   

Por otro lado, bastantes empleados existen en lo que consideran un purgatorio híbrido, afectados por la nostalgia gerencial y por las opiniones negativas sobre el trabajo remoto de los CEO y por su necesidad real de evitar el largo tiempo de transporte a la oficina y de aprovechar las ventajas de trabajar desde casa. Simultáneamente, muchos empleados desean o necesitan un lugar de trabajo que no sea su reducido apartamento y muchos también están de acuerdo que el compartir espacio físico con colegas ayuda a construir relaciones, a facilitar la colaboración y para acelerar ciertos tipos de labores. El punto es que no existe suficiente consenso entre empleados y gerentes sobre la frecuencia o el lugar donde debe ocurrir el tiempo conjunto.

Ejemplos de transformación de la oficina

  • Una enorme empresa aseguradora – Allstate, con 92 años de historia,  tenía una sede de 200.000 m² en los suburbios de Chicago, donde trabajaban 5.200 empleados en un terreno de 11 hectáreas. Teniendo 83% del personal trabajando en forma remota, el campus se había convertido en un pueblo fantasmal, así que el año pasado la empresa vendió ese campus. En su lugar, Allstate está disminuyendo su espacio de oficina en un 50% en forma global y está modernizando espacios que denomina “vainas” en lugar de “oficinas”.  
  • Una importante consultora – Accenture no tiene mandatos obligatorios para el tiempo presencial de su personal y a sus oficinas de Nueva York las denomina “hub de innovación” en lugar de oficina. Esta tiene amplios espacios flexibles para que clientes y consultores puedan trabajar conjuntamente en proyectos. Este es el modelo para las otras oficinas, las cuales se convertirán en espacios de colaboración.
  • Un fabricante de software de colaboración – Atlassian decidió que el trabajo en la oficina era opcional. En las encuestas internas encontraron que los empleados seguían sintiéndose conectados, mientras que intencionalmente se les reuniera cada pocos meses para actividades de formación de equipos. La empresa creó una métrica de “costo-por-visita”, dividiendo el costo de mantener la oficina por el numero de visitas de la gente en un trimestre. Si la métrica indicaba que el costo era tres veces mayor después de la pandemia que antes, entonces el espacio de oficina probablemente sería reducido, para invertir en nuevas comunidades en la medida que estas aparecieran.
  • Algunas mega-empresas tecnológicas –  Meta y Amazon tienen mandatos más estrictos de presencialidad en la oficina.
  • Un importante fabricante de hardware y software –  Cisco ha hecho cambios drásticos, reemplazando o renovando espacio en Atlanta y Nueva York con “Centros de Talento y Colaboración”, donde adicionalmente muestran sus productos. Antes de la pandemia, el espacio de oficina en Nueva York era 70% para trabajo individual y 30% conformaba espacio común. Esta relación ahora se invirtió.
  • Un fabricante de software –  Dropbox está sub-arrendando 37.000 m² de espacio de oficina en San Francisco. Por otro lado, retiene parte del espacio en otras ciudades, en la forma de “estudios” rediseñados.  Allí se alienta a los empleados a reunirse en persona trimestral. Estos “estudios” incluyen más espacios abiertos, salones de clase, cafés y salas de reuniones adaptables a diferentes tamaños, pero muy pocas estaciones de trabajo individuales.

Conexión y colaboración

Este mundo de la Revolución del Conocimiento reconoce la relevancia de la colaboración. Ahora bien, la colaboración no siempre tiene que ocurrir en la oficina de la empresa. Asociado a este hecho, está aumentado la disponibilidad de retiros fuera de la oficina, al igual que la aparición de plataformas como alternativas a las oficinas. Un emprendimiento (Radious) acrtua como un Airbnb para oficinas, donde los propietarios de las casas las alquilan durante el día para el uso de trabajadores profesionales.

Se hace referencia a Here’s What We Do and Don’t Know About the Effects of Remote Work y what-good-is-the-office-now-anyways. La imagen es cortesía de Bing Image Creator.